¿Cómo administrar eficazmente el tiempo en el trabajo?

“Como no tenemos nada más precioso que el tiempo, no hay mayor generosidad que perderlo sin tenerlo en cuenta” decía sabiamente el escritor francés, Marcel Jouhandeau.

El tiempo es un recurso muy preciado para muchos pero la mayoría no tiene la capacidad de aprovecharlo. Todos habrán comentado alguna vez con que rapidez pasan las horas, los días, los años y así pasa nuestra vida.

Por eso es importante que cada uno sepa hacerlo rendir al máximo de manera tal que cuando termine el día, sepa que no le faltó nada por hacer especialmente en su trabajo.

Es muy gratificante acostarse y que las preocupaciones se duerman con uno y no tener que estar pensando en que todavía nos quedan tareas del día para realizar que se nos van a acumular con las del día siguiente.

Hay una frase muy cierta que hace referencia a que no dejemos para mañana lo que podemos hacer hoy. Pero muchas veces esto resulta difícil, en especial en el área laboral en momentos en que nos vemos tapados de trabajo y pensamos que es imposible lograrlo.

La administración del tiempo en el trabajo debe ser una habilidad esencial para rendir mejor y reducir el estrés al que la persona se somete cuando el tiempo no es suficiente para realizar todas las tareas del día.

Podemos definir la administración del tiempo como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy el tiempo es considerado uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

El principal problema que se nos presenta con el tiempo es que no podemos retrocederlo, de manera tal que lo que no se hizo quedó en el pasado y no podremos revertirlo, por eso es importante que seamos ordenados y pensemos que hay muchas formas de aprovechar al máximo nuestra jornada laboral evitando caer en la rutina y en pérdidas absurdas de nuestro valioso tiempo.

De esta manera se logra una mayor eficacia en las tareas y así se pueden alcanzar todas las metas propuestas.

¿Pero cómo administrarlo?, ¿cómo lograr que las horas que estamos en el lugar de trabajo nos rindan al máximo permitiendo alcanzar nuestros objetivos?

Como primer paso es necesario poder identificar cuáles son las  metas, objetivos y prioridades que queremos alcanzar a lo largo de nuestra jornada laboral. Para esto debemos conocer el ciclo vital de trabajar para de esta forma poder adaptar la planificación del tiempo.

Es imprescindible la selección de estrategias más idóneas para lograr alcanzar las metas propuestas para el día de trabajo.

Aquí les presentamos algunas ideas que nos pueden ser útiles a la hora de organizar nuestra jornada de trabajo.

Realizar una lista de las actividades de la semana completa de manera tal que una vez realizada dicha agenda diaria logremos obtener un rato libre para el esparcimiento de nuestra mente.

También  podemos añadir a dicha lista el tiempo que nos requiere llevarla a cabo, y tal vez así logremos ver a cual le tendríamos que dar mayor prioridad. Es necesario que seamos ordenados en esto ya que la memoria muchas veces nos traiciona y no podemos acordarnos de todo lo que tenemos previsto realizar.

En la lista deben aparecer todas las actividades a realizar con un orden de prioridad comenzando por las más importantes hasta llegar a las que nos ocupan menos tiempo y son menos importantes.

Muchas veces en el trabajo nos hacemos problema por cosas que tienen su propia solución, por lo tanto no debemos invertir nuestro tiempo en este tipo de preocupaciones.

Siempre resulta muy cómodo utilizar a los demás para suplir nuestras propias carencias de planificación.
Cuando tenemos una “idea genial” o una “duda urgente”, debemos aprender a renunciar a usar la vía de la comodidad. Apuntemos y reflexionemos; intentemos hallar una respuesta por nosotros mismos; aplacemos la urgencia, porque salvo los médicos que no pueden planificar un accidente, siempre hay una manera de planificar las respuestas a las urgencias. De hecho, casi nunca las interrupciones de la organización son urgencias.

En cuanto a los jefes de las empresas, son ellos quienes deben luchar contra la centralización y la delegación hacia arriba, debemos procurar que nuestros colaboradores sean capaces de resolver sus problemas; y hacerlos por ellos no es precisamente la mejor manera de conseguirlo.

Otra pérdida de tiempo muy grande en la que solemos caer es cuando intentamos organizar el futuro. Perdemos el tiempo de nuestro día haciendo planificaciones a largo plazo que no sabemos que tipo de resultados nos brindarán.

Es imprescindible centrarse en el presente, en el día en que vivimos y de esa manera se obtendrán resultados más eficaces.

Una persona organizada logrará resultados magníficos si hace un buen uso de su tiempo reduciendo el nivel de estrés que genera a diario el trabajo.

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Una respuesta to “¿Cómo administrar eficazmente el tiempo en el trabajo?”

  1. Carmen Says:

    Estoy totalmente de acuerdo con que muchas personas no tienen capacidad para aprovechar el tiempo. En la empresa en la que trabajo te puedo decir que el 99% de los empleados no lo sabíamos gestionar y nuestra productividad era media. Hace poco nos instalaron un software, Workmeter, que os lo tengo que aconsejar. Ahora el 100% de los empleados gestionamos nuestro tiempo ya que nos permite medir el tiempo que pasamos en el ordenador y ver a que proyecto dedicamos más o menos tiempo y así nos podemos planificar mejor y nuestra productividad ha subido muchísimo.

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